概要
ナレッジ共有ツールは導入したいけど、情報共有のハードルがある、という問題は大企業のお客様をはじめ、中小企業のお客様でもよくあります。
「そもそも情報共有の文化がない」
「これまで属人的だったため、情報共有はハードルが高い」
「間違えていたら恥ずかしい」
「上司の評価が下がるのが怖い」
「共有するメリットが分からない」
「日常業務が忙しく、共有する時間がない」
何か月もかけてコミュニケーションツールやナレッジ共有ツールを比較検討し、ようやく導入に至っても、それ以前にこの「ハードル問題」をセットで対策しなければ、良質な情報が集まりにくくなってしまいます。
本記事では、この問題を解決するための施策や仕組化について、Kibelaのお客様の具体策をご紹介します。
投稿リクエスト
方法
- 自身の持っている情報の価値が認識されないケースも多いため、周りの人が属人情報を共有してほしいと依頼する
- 「〇〇について情報をまとめて下さい」「〇〇についてアイデアをください」など
- 投稿リクエスト用のテンプレートを用意し、そこから投稿リクエスト先のメンバーをメンションしてリクエストを投稿
- メンションで投稿リクエストを受けたメンバーが、記事を作成し自分が持っている価値ある情報を、共有して会社の情報資産にする
効果
- ナレッジツール上に探している情報がなく、誰がその情報に詳しいか分かっている場合、記事化を依頼してみんなの情報資産にできる
- 自身の持っている情報の価値を再認識できる
- 投稿リクエストされると、ナレッジ共有の価値を体感できる
- 蓄積していくと、誰がどういった分野に詳しいのかが見えてくる
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まず自己紹介かKnow Whoを書く
方法
- 自身の持っているスキルや情報、得意領域、プロフィールなどについてまとめ、公開
- 相談先やプロジェクトメンバー、共同作業をする人をキーワードで探す
※Know Whoとは、企業の中で、「誰が何を知っているのか」「エキスパートは誰か」といった強みや経験のある人とそれを必要とする人をマッチングする仕組みです
効果
- 誰が何を知っていて、何が得意なのか、意外なスキルを発見したり、相談先をスムーズに見つけたり、コミュニケーションが活性化され、共同作業がしやすくなる
- 圧倒的にコミュニケーションが活性化する
- まだ形になっていないスキルや情報の資産を把握でき、次のビジネスに活かすことができる
ページ構成例
- 氏名、現在の所属
- 簡単な経歴
- 社内の異動歴
- 過去の経歴
- 強みのある領域
- 現在の職務内容
- 主な業務
- プロジェクト
- 資格、活かせる経験
- 失敗から学んだこと
- 成功体験
- プロフィール
- 出身、趣味、休日の過ごし方 など
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投稿ローテーション制度
方法
- 日次、または週次で、部門内、または全社で、一つのテーマ、または自由なテーマでローテーション投稿する
- 定期的な会議の議事録を、ローテーションで書く
- 例）課題を引き出すために、うまくいっている事を聞くセオリー活用
- 成功事例やうまくいった施策、プロジェクト、キャンペーンなどを共有してもらう
- 仕事以外でもよい
- しくじり例（失敗例）も効果的
効果
- 投稿ローテーションをルール化することで、一定の強制力を持たせ、定期的に自分から情報共有をする機会を作り、習慣化していく -埋もれていた情報資産が、みんなの資産になることがある
カテゴリーオーナー制度
方法
- メンバーを巻き込んで、特定カテゴリーの管理を権限移譲する
- フォルダの作成方法、記事の書き方、活用促進などを管理していく
効果
- 幹事さんが一人で抱え込まず、タスク分散できる
- 周りを巻き込むことで、当事者意識が持てるようになり、ナレッジ共有の価値を体感できる
- ボトムアップの文化を醸成できる
（グループごとにオーナーを設定する例）
（フォルダ分類ごとにオーナーを設定する例）
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ナレッジ共有を人事考課の対象にする
方法
- 企業の緊急度により採用する方法
- どれだけナレッジ共有をしたか、どのように活用したかも人事考課に含める
- MBOなど目標設定でも活用すると、Kibelaの記事を成果物としてリンクすることができ、より実績が分かりやすくなる
効果
- 強制力を効かせる施策のため、投稿が加速し、情報の質が上がり、圧倒的な効果を発揮する
（MBO、目標設定でも活用した例）
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活用しているメンバーから活用レクチャー
方法
- 投稿頻度の高いメンバー、投稿方法がうまいメンバーなど、よく活用しているメンバーから、レクチャーをしてもらう（または記事に書いてもらう）
- どういう時に共有するのか
- 内容のまとめ方
- 項目の作り方
- 書き方の工夫
- メンションの仕方 など
- このレクチャー自体も人事評価の対象とする場合もある
効果
- 同僚からのレクチャーは、社外の人から聞くより、現場のリアルな活用例なため、実行に移しやすい
まとめ
ナレッジ共有ツールKibela（キベラ）を開発運用する、株式会社ビットジャーニーでも、エンジニア人口が多いものの、代々こういった施策は行ってきました。
情報や人が増えてから施策するのと、早い段階で施策するのとでは、圧倒的に後者の方が運用が楽になり、良質な情報が集まりやすくなります。
この件について、皆さんが実施されている施策などありましたら、是非教えてください！
